Wie HR-Verantwortliche den (post)pandemischen Büroalltag einschätzen“. Eine Studie zum Thema „New Work“, präsentiert von A1 Österreich

• 51% der befragten Unternehmen nützen Home Office
• Steigerung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter*innen(39%)
• 43% der Unternehmen können branchen- und tätigkeitsbedingt nicht allen Mitarbeiter*innenHome Office anbieten
• Digitalisierungs-Boost durch Änderungen von Steuerungsprozessen beträgt 45%
• 71% sehen Optimierungsmöglichkeit für Home Office hinsichtlich technischer Rahmenbedingungen
• 50% für klare Vorgaben und mehr Vertrauen
• Bei A1 wird das Büro zum Social Hub
  
  

Mehr als ein Jahr Pandemie hat gezeigt, dass es unzählige Bereiche des Berufslebens gibt, die sich nachhaltig verändert haben. Im Rahmen einer Studie, durchgeführt von Integral Österreich, hat A1 in mehr als 350 Unternehmen HR-Verantwortliche nach ihrer Einschätzung hinsichtlich des (post)pandemischen Büroalltags befragt.

„Am 13. März 2020 war D-Day nicht nur für uns, sondern für die Mehrzahl der Unternehmen in Österreich. Innerhalb einer Woche haben wir mehr als 4.000 Mitarbeiter*innen ins Home Office übersiedelt. Dieser Schritt war von zahlreichen Fragen geprägt: Wie wird sich das Arbeiten auf die Produktivität, auf die Belastbarkeit, aber auch auf die Gesundheit der Mitarbeiter*innen auswirken? Und so wollten wir natürlich auch wissen, wie es anderen Unternehmen in den letzten 14 Monaten ergangen ist und welchen Beitrag wir als führender Kommunikationsanbieter in Österreich leisten können, um andere Unternehmen noch fitter für die Digitalisierung machen zu können“, fasst Fred Mahringer, Director Human Resources A1, die Zielsetzung der Studie zusammen.

51% der befragten Unternehmen nützen Home Office
Jeder 2. Betrieb nutzt Home Office, wobei die Potenziale aber bei weitem nicht ausgeschöpft und nach Corona auf 43% sinken werden. Nur 4 von 10 Unternehmen planen einen Home Office-Einsatz auch nach Corona. Vor Corona gab es bei 31% der Unternehmen die Möglichkeit zum Home Office, aktuell ist es bei 78% möglich.

Effekte von Home Office auf Zufriedenheit und Produktivität
Aus Sicht der HR-Verantwortlichen steigt die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter*innen im Home Office (39%), nur eine Minderheit (13%) beobachtet einen Rückgang. Allerdings ergibt sich ein ambivalentes Bild hinsichtlich der Produktivität: je ein Viertel der Befragten berichtet von einer Verbesserung (23%) bzw. Verschlechterung (27%).

43% der Unternehmen können branchen- und tätigkeitsbedingt nicht allen Mitarbeiter*innenHome Office anbieten
Aufgrund der unterschiedlichen Branchen und Industrien – beispielsweise Produktion, Bau, Security Bereich, Transportwesen, Lager, Gastronomie – aber auch der Tätigkeiten – Kundenkontakt, Lehrlingsausbildung, Praktika - und individuellen Möglichkeiten wie ungeeignete Ausstattung oder auch räumliche Verhältnisse können 43% der Unternehmen nicht allen Mitarbeiter*innen Home Office anbieten.

Vorteile und Herausforderungen für die Mitarbeiter*innen
Der Herausforderung durch Mehrfachbelastung während der Corona-Pandemie stehen flexibleres Zeitmanagement bzw. Zeitersparnis gegenüber.

So sehen 80% der Befragten eine Mehrfachbelastung durch Selbstorganisation, 76% den Verlust sozialer Kontakte und 63% fehlende Informationen, aber auch die Belastung durch Vermischung von Privatem mit Beruflichem als die größten Herausforderungen.

Die Vorteile für Mitarbeiter*innen werden in erster Linie in der konkreten Zeitersparnis (67%) und der Möglichkeit der Selbstorganisation (80%) gesehen.

Einleitung von unternehmensinternen Digitalisierungsprozessen
In fast jedem zweiten Unternehmen (45%) hat Corona zur Veränderung von internen Steuerungsprozessen und damit zu einem Digitalisierungs-Boost geführt. Das betrifft beispielsweise die Einführung der elektronischen Signatur, das interne Formularwesen oder neue bzw. verbesserte E-Learning Tools.

Optimierungsmöglichkeit für Home Office hinsichtlich technischer Rahmenbedingungen
71% sehen Optimierungspotenzial, davon nahezu alle im Bereich der Internetqualität. Verbesserungsbedarf besteht auch im Angebot an technischen Plattformen zur Zusammenarbeit (23%) sowie bei Tools zur Ressourcenplanung (15%). Ein Viertel sieht Bedarf an Beratungs- und Schulungsangeboten.

Sehr gut funktionieren u.a. Kommunikationslösungen, Online-Zugriffe auf Geschäftsdaten sowie Security Software (jeweils mehr als 85% Zustimmung). Mehr Probleme hingegen finden sich bei der Internetbandbreite (60% Zustimmung) und Kundenkontakten (71% Zustimmung) im Zusammenhang mit Home Office.

Bereits ein Viertel der Unternehmen hat spezielle Home Office Tools (z.B. Digitale Zeiterfassung, Web Applikationen) zur Steuerung von Ressourcen im Einsatz, hier tendenziell aber die größeren Firmen.

Finanzierung von Home Office Equipment und Kostenersatz
Hardware wird meist ausschließlich von der Firma bezahlt, Büromöbel (wie z.B. Arbeitstische, Sessel) und Internetanschluss teilweise von Mitarbeiter*innen. Die meisten Firmen stellen Notebooks (85%) oder Handys (76%) zur Verfügung, Internetanschlüsse werden nur von 14% zur Gänze von der Firma bezahlt. Kostenersatz gibt es aktuell nur bei 12%.

Weitere Auswirkungen
6 von 10 Betrieben haben spezielle Maßnahmen, wie beispielsweiseBetriebsvereinbarungen (34%) bzw. Fortbildung für Führungskräfte (29%), getroffen.

Und auch auf den Immobilienmarkt wirken sich verstärkte Home Office Tätigkeiten aus: 20% sehen Sparpotenzial bei Büroflächen (ev. Coworking-Space für Start-ups), im Schnitt erwartet man eine Reduktion der Büroflächenkosten von ca. 28%.

Investition in klare Vorgaben und mehr Vertrauen bzw. Unterstützung sind die Top-Empfehlungen
Die Entwicklung von klaren Vorgaben und Guidance sind für jede/n 2. HR-Verantwortliche/n eine wichtige Empfehlung (48%). 40% raten zu mehr Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen, aber gleichzeitig auch zu Flexibilität sowie Support zur Selbstorganisation.

Bei A1 wird das Büro zum Social Hub
„Bei uns stellt sich nicht mehr die Frage, wann komme ich ins Büro, sondern warum komme ich ins Büro“, erklärt Mahringer die New Work Situation bei A1.

Wichtig sind Meetings, kreatives Zusammenarbeiten und die soziale Interaktion. Führungskräfte wurden und werden hinsichtlich des neuen Arbeitens geschult und geben Support zur Selbstorganisation, aber auch Vertrauen und Flexibilität in die neue Arbeitsweise.

Neue Kommunikationsformate, wie zweiwöchentliche Vorstandsupdates, regelmäßige Infomails von HR oder der Internen Kommunikation halten die Mitarbeiter*innen am Laufenden. Daily Stand-ups vervollständigen die Mitarbeiterkommunikation, die einen neuen Stellenwert erhalten hat.

Die Rahmenbedingungen für die Mitarbeiter*innen wurden in einer neuen Betriebsvereinbarung auf Basis der gesetzlichen Homeoffice-Regelungen vereinbart. Zusätzlich schaffen neue Programme und Möglichkeiten hinsichtlich Arbeitszeit, Pausen und Erreichbarkeit die notwendige Rechtssicherheit.

Der Ausbau von E-Learning Tools und die entsprechende technische Infrastruktur (alle Mitarbeiter*innen haben Diensthandy, Dienstlaptop und ab Juli 40 Mbit gratis Internet) unterstützen einen Wandel im Büroalltag von A1, der nicht mehr aufzuhalten ist.

„Zusammenfassend kann man sagen, dass sich bei A1 das Büro hin zum Social Hub entwickelt hat und wir einen riesigen Entwicklungsschritt in Richtung agiler Organisation mit mehr Selbstverantwortung fürs Team und damit veränderter Führungskultur gemacht haben. Diese Transformation wollen wir weiterführen und dabei jene Maßnahmen, die wir während der Pandemiezeit ausprobiert und die super funktioniert haben, beibehalten. Aber natürlich werden wir auch weiterhin genügend Raum und Möglichkeiten für persönliche Meetings haben,“ so Mahringer abschließend.